Tenue des conseils d’administration des EPLE durant l’état d’urgence sanitaire
En cette période d’État d’urgence sanitaire, des décisions relevant de la compétence des conseils d’administration des collèges et des lycées peuvent nécessiter d’être prises sans délai, pour la bonne marche des services.
Toutefois il est important de s’assurer que la date de l’adoption des comptes financiers des EPLE ait bien été repoussée à la fin du mois de juin, comme le Ministère s’y est engagé (courrier du 30 mars 2020 de la Direction des affaires financières du ministère de l’Education nationale aux agents comptables des EPLE) en prenant la décision de reporter un certain nombre d’échéances.
De même, le vote de la répartition de la DHG, s’il n’a pas déjà eu lieu, peut tout à fait, pour cette année scolaire, attendre le mois de juin, puisque les textes officiels ne fixent aucun calendrier particulier à ce sujet.
L’ordonnance du 27 mars 2020 met un œuvre un certain nombre de dispositions relatives au fonctionnement des instances des établissements publics, valables durant toute la durée de l’état d’urgence sanitaire plus un mois. Destinées à empêcher d’éventuelles situations de blocage, ces mesures ne doivent cependant pas être un prétexte à se passer des parents élus dans les conseils d’administration.
Remarque : les dispositions de l’ordonnance du 27 mars 2020 s’appliquent à l’ensemble des établissements publics et des instances collégiales administratives (CDEN..).
Ce que permet l’ordonnance du 27 mars 2020 :
- Le conseil d'administration peut, en vue de l'adoption de mesures présentant un caractère d'urgence, déléguer certains de ses pouvoirs au chef d’établissement. Ce dernier rend compte des mesures prises au conseil d'administration.
- Le conseil d’administration peut, pour l'adoption de mesures ou avis présentant un caractère d'urgence, y compris de manière dématérialisée, se réunir et délibérer valablement alors que sa composition est incomplète, autrement dit, disparition de tout quorum.
- En cas d'impossibilité avérée de tenir les réunions du conseil d’administration, y compris de manière dématérialisée, le chef d’établissement peut en exercer seul les compétences afin d'adopter des mesures présentant un caractère d'urgence jusqu'à ce que cette instance puisse de nouveau être réunie et au plus tard jusqu'à la fin de l’état d’urgence sanitaire plus un mois.
Procédure de tenue à distance des conseils d’administration :
La tenue à distance des conseils d’administration est autorisée par décret depuis 2014, c’est la procédure à rechercher en priorité afin que les parents élus puissent continuer à exercer pleinement leur rôle, même durant l’état d’urgence sanitaire.
La visioconférence ou l’audioconférence
Le chef d’établissement peut décider qu’une délibération sera organisée au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle.
Plusieurs principes encadrent cette modalité de réunion à distance :
- Le dispositif mis en œuvre doit permettre l’identification des participants et le respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers ;
- Le secret du vote doit pouvoir être garanti ;
Faute de respecter ces conditions, les délibérations ne seraient pas valides.
Le recueil des avis par voie dématérialisée
Si la visioconférence ou l’audioconférence ne sont pas possibles, l’avis des membres du conseil d’administration peut être recueilli par voie dématérialisée.Il est nécessaire de vérifier au préalable que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques permettant leur participation effective pendant la durée de la délibération. Ils doivent également être précisément informés des modalités techniques leur permettant d’y participer.
Le président du collège informe les autres membres de la tenue de cette délibération par voie électronique, de la date et de l'heure de son début ainsi que de la date et de l'heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions du collège.
Les membres du collège sont précisément informés des modalités techniques leur permettant de participer à la délibération.
Si plusieurs points sont inscrits à l'ordre du jour de la séance, chaque point fait l'objet d'une délibération.
La séance est ouverte par un message du président à l'ensemble des membres du collège, qui rappelle la date et l'heure limite pour la présentation des contributions.
A tout moment, le président du collège peut décider de prolonger la durée de la délibération. Il en informe les membres y participant.
Seuls les tiers invités à être entendus peuvent être destinataires des messages envoyés par les membres du collège dans le cadre de la délibération.
Les débats sont clos par un message du président, qui ne peut intervenir avant l'heure limite fixée pour la clôture de la délibération. Le président adresse immédiatement un message indiquant l'ouverture des opérations de vote, qui précise la durée pendant laquelle les membres du collège participants peuvent voter.
Au terme du délai fixé pour l'expression des votes, le président en adresse les résultats à l'ensemble des membres du collège.